社会福祉法人運営｜古田行政書士事務所

評議員会についての注意事項を整理していきます。

Ⅰ．評議員会の招集について【法第４５条の９】
１ 評議員会の招集は、下記を除き理事会が招集します。
（１）評議員が、理事に対し、評議員会の目的である事項及び招集の理由を示して、評議員会の 招集を請求した場合、その請求後遅滞なく招集の手続きが行われないときに、請求をした評議員が招集するとき。
（２）評議員が、理事に対し、評議員会の目的である事項及び招集の理由を示して、評議員会の 招集を請求した場合、その請求のあった日から６週間（これを下回る期間を定款で定めた場 合にあっては、その期間）以内の日を評議員会の日とする評議員会の招集の通知が発せられないときに、請求をした評議員が招集するとき。
２ 評議員会を招集するには下記の事項を理事会の決議により定め、理事は評議員会の１週間（ 又は定款に定めた期間の）前までに評議員に書面又は電磁的方法（電子メール等）により通知 する必要があります。 なお、電磁的方法で通知する場合には評議員の承諾を得る必要があります。 また、評議員の全員の同意があるときは、招集の手続きを経ることなく、開催することがで きます。➡招集通知省略の手続です。
（１）評議員会の日時及び場所
（２）評議員会の目的である事項がある場合は当該事項（議題）
（３）評議員会の目的である事項（議題）に係る議案（議題＝議案となる場合は不要。）の概要 （議案が確定していない場合はその旨）

Ⅱ．評議員会の決議に関する注意点【法第４５条の９】
１ 評議員会は、あらかじめ招集通知で定められた議題以外の事項を決議することはできませ ん。➡つまり、理事会で議決されたことしか議決できません。理事会で決議されていない事項を評議員会で議決してしまっていることが、たまにあります。要注意です。
２ 理事が評議員会の目的である事項について提案した場合において、評議員の全員が書面又は 電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の評議員会の決議があ ったものとみなされます。➡決議省略の手続です。
また、理事が評議員の全員に対して評議員会に報告すべき事項を通知した場合において当該 事項を評議員会に報告することを要しないことにつき評議員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該事項の評議員会への報告があったものとみなされま す。
３ 以下の事項については特別決議(議決に加わることができる評議員の３分の２以上の賛成）が必要です。【法第４５条の９第７項】
（１）監事の解任
（２）役員等の損害賠償責任の一部免除
（３）定款変更
（４）法人の解散
（５）法人の合併契約の承認

Ⅲ．評議員会議事録について【法第４５条の１１】
議事録に記載しなくてはならない事項や、決議しなければならない事項、招集、運営のルールが細かく定められています。
また、その場では話し合ったが議事録には記載しなかった事項が後々問題視されることのないよう注意が必要です。
１ 評議員会議事録には、次に掲げる内容を記載する必要があります。～議事録の必要記載事項
（１）開催日時
（２）開催場所
（３）出席者氏名
（４）議長の氏名
（５）議案
（６）議案に対する発言内容
（７）議案に対する評決結果
（８）特別の利害を有する評議員の氏名
（９）議事録を作成した者の氏名➡これが、よくもれます。
（１０）議事録署名人
（１１）議事録署名年月日
２ 議事録署名人
議事録署名人については、定款で定められた署名人が署名又は記名押印（これも定款で定められています）を行うことになります。
「出席した評議員及び理事は、議事録に記名押印する」（定款例第１４条２）あるいは、
「議長及び会議に出席した評議員のうちから選出された議事録署名人２名がこれに署名し、又は記名押印する」（同上但し書）とすることが多いですが、但し書の方をお勧めします。➡条件緩和が認められているものは、できるだけ利用して管理を楽にするべきです。